Comment signer des documents

Les signatures électroniques, reconnues par la loi dans de nombreux pays (dont les États-Unis, le Canada et l'Europe) depuis le début des années 2000, sont aussi valables que les signatures traditionnelles sur papier. Plus besoin de vous rendre chez votre comptable ou d'envoyer des documents par la poste, il vous suffit de signer n'importe quel document directement sur votre portail client. Dans cet article, nous vous expliquons comment.

Couvert ici :

• Signature électronique de documents préparés par l'entreprise
  • Refuser de signer électroniquement le document
• Modifier votre signature électronique
• Ajout d'une signature manuscrite
• Signature électronique avec authentification basée sur la connaissance (KBA)
• Traitement de l'erreur de vérification de NIR pour KBA
• Signature électronique avec des signatures électroniques qualifiées ou avancées (QES/AdES)
• Le document est en attente de signature électronique, mais il n'y a pas de champs de signature.

Signature électronique de documents préparés par l'entreprise

Pour réviser et signer un document, procédez comme suit :

1. Allez dans la catégorie Documents de vos pages Accueil et Documents pour trouver les documents en attente de signature.

2. Ouvrez un document en attente de signature. Lorsque vous recevez la demande de signature pour la première fois, lisez la déclaration relative aux signatures électroniques, acceptez d'utiliser les signatures électroniques, cochez la case et cliquez sur Continuer.

2. Pour commencer à signer le document, cliquez sur le bouton Démarrer à l'extrême droite.

Si votre document nécessite un QES/AdES, la procédure est différente. Veuillez lire la section ci-dessous. 

3. Examinez le contenu, puis cliquez sur les champs à signer électroniquement à l'endroit requis. Un compteur dechamps à remplir situé en haut de la page vous aide. Ne saisissez votre signature et vos initiales qu'une seule fois ; elles seront utilisées pour les documents suivants.

4. Cliquez sur Suivant pour mettre en évidence le champ suivant. Remarque : vous ne pouvez pas signer un document tant que tous les champs n'ont pas été remplis.

5. Une fois tous les champs remplis, cliquez sur Terminer. Si le KBA a été demandé, voir la section ci-dessous.

Refuser de signer électroniquement le document

Vous ne voulez pas signer ? Cliquez sur les trois points en haut à droite du document et sélectionnezRefuser de signer, puis confirmez en cliquant sur Refuser la signature électronique. Prenez contact avec l'entreprise pour discuter d'autres options.

Modifier votre signature électronique

Une fois que vous avez signé et paraphé un document, votre signature électronique et vos initiales sont utilisées dans les documents suivants lorsque vous cliquez sur les champs requis.

Si vous souhaitez modifier vos initiales ou votre signature, cliquez dans le champ requis, apportez vos modifications, puis appuyez sur Insérer.

Cliquez sur Insérer partout si vous souhaitez mettre à jour la signature ou les initiales partout dans le document.

Ajout d'une signature manuscrite

Tout le monde n'accepte pas les signatures dactylographiées, mais vous pouvez toujours créer une signature manuscrite :

1. Cliquez sur le champ Ma signature ou Mon paraphe .

2. Passez à l'onglet Dessin , puis signez à l'aide de votre doigt sur le tapis de souris ou à l'aide de votre souris.

3. Cliquez sur Insérer.

Si vous voulez refaire la signature, cliquez sur Effacer pendant que vous modifiez et signez à nouveau.

Signature électronique avec authentification basée sur la connaissance (KBA)

Le KBA (Knowledge Based Authentication) est le processus de vérification de l'identité que la Commission européenne exige pour signer électroniquement le formulaire 8879. IRS exige pour signer électroniquement le formulaire 8879.

Si votre comptable a demandé un KBA, remplissez tous les champs de signature comme décrit ci-dessus, puis cliquez sur Terminer avec le KBA à l'intérieur du document. Répondez aux questions pour vérifier votre identité, puis cliquez sur Terminer. Vous avez droit à deux tentatives de KBA et devez répondre correctement à au moins trois questions sur cinq.

Le KBA n'est possible qu'avec un numéro de sécurité sociale (NIR) - et non un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Les ITIN sont délivrés à un individu à des fins fiscales uniquement. Les ITIN ne sont pas destinés à être utilisés comme pièces d'identité pour l'obtention d'un crédit. Les systèmes de crédit ne les reconnaîtront pas comme autre chose qu'un NIR incorrect, et ils ne peuvent donc pas être utilisés pour le KBA.

Une notification s'affiche en haut de la page lorsque le document a été signé avec succès.

Les raisons pour lesquelles les signataires peuvent ne pas être en mesure d'achever le processus de KBA sont notamment les suivantes :

Traitement de l'erreur de vérification de NIR pour KBA 

Si vous rencontrez le message d'erreur suivant " Malheureusement, il n'y a pas de questions disponibles pour vérifier votre identité pour le numéro de sécurité sociale fourni", cela signifie que notre fournisseur de KBA n'a pas pu collecter suffisamment de données auprès des bureaux de crédit ou des archives publiques pour créer la série de cinq questions requises sur la base du numéro de sécurité sociale fourni ( NIR). Cela se produit généralement lorsque votre activité financière n'a pas été suffisamment importante aux yeux du public pour générer le questionnaire de vérification.

Pour l'instant, il n'existe pas de solution directe à ce problème. Pour fournir une signature électronique conforme à distance, vous devrez peut-être suivre les étapes suivantes :

1. Imprimez les formulaires requis.
2. Signer les formulaires imprimés à la main.
3. Scanner les formulaires signés dans le système.

Ce processus vous permet d'apposer votre signature tout en respectant les normes de conformité nécessaires, malgré l'erreur de vérification NIR .

Signature électronique avec signatures électroniques qualifiées et avancées (QES/AdES)

La signature électronique qualifiée (QES) garantit la conformité aux normes les plus élevées en matière de signature électronique, en répondant aux exigences fixées par les organismes de réglementation européens (eIDAS). QES a la même valeur et le même effet juridiques qu'une signature manuscrite.

La signature électronique avancée (AdES) fonctionne de manière similaire à QES et suit le même processus dans votre portail client. Toutefois, contrairement à QES, AdES n'utilise pas de certificat qualifié pour vérifier l'identité du signataire. Par conséquent, AdES est généralement considéré comme moins contraignant que QES.

Si votre entreprise a activé QES/AdES, vous serez informé que le document nécessite une QES/AdES et que vous devrez vérifier votre identité avant de le signer.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Signer le document:

1. Sélectionnez votre pays dans la liste déroulante.
2. Choisissez un fournisseur d'authentification et suivez la procédure d'authentification.

En fonction du fournisseur choisi, il se peut que vous deviez utiliser votre code d'identité personnel, le site web ou l'application du fournisseur.

Pour en savoir plus sur le processus d'authentification du fournisseur sélectionné, cliquez sur le lien en bas de la page Sélectionnez votre pays et l'application d'authentification .

Une fois le document signé, vous verrez le cachet de la signature au bas du document :

Le document est en attente de signature électronique, mais il n'y a pas de champs de signature.

Si un document est en attente de signature, mais qu'il n'y a pas de champs de signature électronique, soit vous n'avez pas besoin de le signer, soit vous devez accéder au même compte à partir d'une autre adresse électronique liée (pour plus de détails, cliquez ici). 

Il arrive qu'un préparateur ait besoin de la signature des deux utilisateurs du compte (par exemple, les conjoints) ou d'un seul. Si une signature a été demandée à l'autre utilisateur et qu'il n'a pas encore signé, vous ne verrez aucun champ de signature électronique de votre côté. Le document restera en attente de signature électronique jusqu'à ce que l'autre utilisateur ait signé.

Si vous et votre conjoint utilisez le même ordinateur pour accéder à TaxDome et enregistrer vos données connexion , il est important de gérer correctement les signatures des documents afin d'éviter toute confusion. En général, les entreprises ajoutent un espace de signature pour chaque personne et envoient les documents en conséquence. Mais parfois, si l'un d'entre vous se connecte avec l'adresse connexion enregistrée par l'autre, signe le document et l'enregistre, l'autre personne peut ne pas voir le champ de signature lorsqu'elle se connecte, ce qui peut prêter à confusion. Pour résoudre ce problème, connectez-vous au bon compte et signez le champ de signature manquant. Cela vous permettra de garder les choses organisées et claires pour tous les deux.