Comment visualiser, modifier, télécharger, imprimer et filtrer des documents ?

Couvert ici :

Prévisualisation des documents

Cliquez sur le nom du document pour l'afficher. Tous les PDF avec Le client peut voir et modifier sont ouverts dans notre visionneuse intégrée, où vous pouvez remplir des formulaires, utiliser des annotations, modifier l'orientation d'un document, etc. Pour tout savoir sur notre éditeur de pdf intégré, rendez-vous à l'adresse suivante ici.

Lors de la prévisualisation d'images (jpg, jpeg, png, jfif, gif) ou de PDFs à partir d'un dossier avec Le client peut voir permission, faites-les pivoter dans le sens des aiguilles d'une montre ou faites un zoom avant ou arrière en cliquant sur les icônes à droite.

Lorsque vous consultez un document, vous pouvez également le télécharger, consulter sa piste d'audit, le déplacer dans un autre dossier, l'imprimer, le modifier ou le supprimer (certaines de ces options ne sont disponibles que pour les documents de type documents avec Le client peut voir et modifier permission). Cliquez sur l'icône à trois points dans le coin supérieur droit pour accéder à ces options dans le menu déroulant.

S'il y a deux fichiers ou plus dans le dossier actuel, passez de l'un à l'autre en utilisant les liensPrécédent et Suivant en haut à droite.

Cliquez surFermer en bas pour revenir à la liste des documents.

Marquer les documents comme lus

Dès qu'un nouveau document est téléchargé par votre entreprise, vous verrez une notification à ce sujet sur votre tableau de bord et dans le menu. Cliquez sur la notification ou allez dans le sous-onglet " Récent" ou " Dossiers" de la section " Documents" pour voir les documents téléchargés.

Pour votre commodité, tous les fichiers qui n'ont pas encore été consultés ou téléchargés et tous les dossiers contenant de tels fichiers sont marqués d'un Nouveau tag. Ce tag reste affiché jusqu'à ce que le fichier soit consulté ou téléchargé. Vous pouvez toutefois supprimer ce tag pour n'importe quel fichier.

Pour ce faire, cochez la case située à gauche des documents que vous souhaitez marquer comme lus, puis cliquez sur Marquer comme lu au-dessus de la liste. Ou sélectionnez un dossier pour que tous les documents qu'il contient deviennent lus.

Visualisation de l'historique d'un document (piste d'audit)

Vous avez toujours la possibilité de vérifier tous les événements qui ont eu lieu avec un document. Le journal d'audit de TaxDome vous permet de savoir quand quelqu'un a effectué l'une de ces actions :

  • téléchargé un document
  • renommé un document
  • consulté un document
  • téléchargé un document
  • supprimé un document
  • restauré un document
  • modifier un document (PDF)
  • signé un document
  • a refusé de signer un document
  • n'a pas réussi à signer avec la KBA
  • a envoyé une demande de signature
  • a annulé une demande de signature
  • scellé un document
  • desceller un document
  • approuvé un document
  • désapprouvé un document

Pour accéder à l'historique d'un document, cliquez sur l'icône à trois points, puis sur Audit Trail.

Les informations suivantes sont disponibles ici :

  • USER : le nom, le prénom et l'adresse électronique de l'utilisateur qui a accédé au fichier.
  • EVENEMENT : ce qui s'est passé avec le dossier
  • HEURE DU SERVEUR: quand cet événement a eu lieu
  • TEMPS CLIENT: quand l'événement a eu lieu pour le client
  • ADRESSE IP : l'adresse IP de l'utilisateur qui a accédé au fichier.
  • BROWSER : le navigateur utilisé lorsque l'événement a eu lieu

Impression de documents

Pour imprimer des documents PDF et des images (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.) à partir d'un compte, cliquez sur l'icône des trois points à l'extrême droite du nom du document, puis cliquez sur Imprimer. Vous pouvez également accéder au lien Imprimer à partir de la visionneuse de documents.

Téléchargement de documents

Pour télécharger vos fichiers, suivez ces étapes :

  1. Sélectionnez les fichiers/dossiers que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur Télécharger dans la barre de menu.

Note : Vous pouvez également accéder au lien de téléchargement à partir de la visionneuse de documents.


2. Si vous y êtes invité, choisissez l'endroit où vous souhaitez enregistrer le fichier, puis cliquez surEnregistrer.

3. Lorsque le téléchargement est terminé, vous le verrez généralement apparaître au bas de la fenêtre de votre navigateur. Cliquez sur le nom du fichier pour l'ouvrir. Pour plus de détails sur la manière de spécifier l'endroit où les fichiers sont téléchargés, rendez-vous ici. Si plusieurs fichiers/dossiers ont été sélectionnés, les documents seront regroupés dans une archive zip.

Suppression et restauration de documents

Pour supprimer un document de TaxDome, mettez-le dans la liste des documents à supprimer. Poubelle. Le fichier y restera pendant 30 jours, puis sera définitivement supprimé. Les fichiers qui ont été supprimés d'un dossier avec Le client peut voir et modifier l'autorisation de votre comptable sont également disponibles dans la base de données de l'UE. Poubelle pendant 120 jours.

  1. Cochez la case à côté des documents que vous souhaitez supprimer, сcliquez sur l'icône à trois points en haut à droite, puis cliquez sur le bouton Supprimer .

Une autre façon d'accéder à Supprimer est de le faire à partir du visualiseur de documents.

2. Ou trouvez Supprimer dans la barre de menu.

3. Cliquez ensuite sur Supprimer dans la fenêtre pop-up de confirmation de suppression.

Note : Vous ne pourrez pas supprimer les fichiers des dossiers avec Le client peut voir  niveau de permission.

Accédez à tous les fichiers qui ont été supprimés au cours des 30 derniers jours en naviguant dans le sous-onglet Corbeille de la section Documents .

Note :

  • Les fichiers retirés de différents dossiers sont affichés dans une seule liste. Vous pouvez voir l'emplacement d'un document dans la colonne HISTORIQUE .
  • Vous pouvez toujours télécharger des fichiers lorsqu'ils se trouvent dans la corbeille.
  • Lorsque vous supprimez un dossier, tous les fichiers de ce dossier sont placés dans la Corbeille. Les dossiers vides sont supprimés immédiatement.

Pour restaurer un document, cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du document, puis cliquez sur Restaurer.

  • Si le fichier restauré n'existe pas, il est automatiquement créé.
  • La piste d'audit du document est restaurée en même temps que le fichier.

Modifier les propriétés d'un document

Pour modifier les informations sur le fichier, cliquez sur l'icône à trois points à droite, puis surModifier. Vous pouvez modifier le nom et la description du fichier ici. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos modifications.

Remarque : vous ne pouvez pas modifier les fichiers à partir des dossiers avec Le client peut voir  niveau de permission.

Recherche de documents

Pour rechercher un document, tapez son nom dans le champ de recherche, puis cliquez sur la toucheEntrée de votre clavier.

La liste des documents sera réduite à vos spécifications.

Filtrage des documents

Les filtres sont utiles pour rechercher des types de documents spécifiques. Par exemple, vous souhaitez trouver rapidement tous vos fichiers PDF.

Pour filtrer votre liste de documents préparés par l'entreprise :

  1. Cliquez sur le bouton Filtre , puis sélectionnez le type de fichier.
  2. Cliquez sur Appliquer le filtre.

La liste est ensuite réduite en fonction de vos spécifications.

Triez la liste des documents

Parfois, vous pouvez souhaiter trier une liste de documents plutôt que de la filtrer. L'option de tri peut également être utilisée avec les fonctions de recherche et de filtrage pour affiner encore plus votre recherche.

Vous pouvez trier la liste par nom de dossier et de fichier, par auteur du téléchargement ou par date de téléchargement. Cliquez sur la flèche haut-bas à côté de l'en-tête de colonne NOM, TELECHARGEMENT ou UTILISATEUR pour trier la liste en dessous.

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