Comment visualiser, modifier, télécharger, imprimer et filtrer des documents ?

Couvert ici :

Documents, expliqués

Tous les fichiers que vous avez téléchargés sont stockés dans la sectionDocuments , dans le dossier de niveau supérieur Documents téléchargés par le client

Tous les fichiers téléchargés par votre comptable ou votre préparateur de déclarations fiscales sont stockés dans votre sectionDocuments , dans le dossier de premier niveau Documents du cabinet partagés avec les clients. Lorsqu'un nouveau document préparé par le cabinet est disponible, une notification s'affiche sur votre tableau de bord et dans le menu. Cliquez sur la notification ou allez dans la section Documents pour afficher les documents téléchargés.

Ici, les informations suivantes sont disponibles :

  • NOM : Il s'agit de le nom du document et il y a une icône de type de fichier à côté. 
  • DATE UPLOADED : Il s'agit de la date à laquelle le document a été téléchargé. 
  • TÉLÉCHARGÉ PAR : Avec les documents préparés par le cabinet, vous verrez le nom du membre du cabinet qui l'a téléchargé. 
  • DESCRIPTION : Les descriptions sont facultatives, il est donc possible d'en obtenir une si la personne qui a téléchargé le document en a fourni une. 
  • STATUT : 
    • EN ATTENTE DE PAIEMENT : Le document est verrouillé et attend le paiement de la facture liée.
    • PENDING APPROVAL : Le document est en attente de votre approbation.
    • APPROUVÉ : Le document a votre approbation.
    • DISAPPROVED : Le document a été rejeté par vous.
    • PENDING E-SIGNATURE : Le document attend votre signature électronique.
    • SIGNÉ : Tous les utilisateurs du compte auquel le document est destiné l'ont signé.
    • SIGNATURE REFUSÉE : Tous les utilisateurs du compte pour lequel le document est destiné ont refusé de le signer.
    • SCELLÉ. Votre comptable a la possibilité de sceller des documents. Une fois qu'un document est scellé, vous ne pouvez pas le supprimer, le modifier ou le déplacer dans un autre dossier.

Prévisualisation des documents

Cliquez sur le nom du document pour le visualiser. Tous les PDF des documents téléchargés par les clients sont ouverts dans notre visionneuse intégrée, où vous pouvez remplir des formulaires à remplir, utiliser des annotations, modifier l'orientation d'un document, etc. Pour tout savoir sur notre éditeur de PDF intégré, cliquez ici

Lorsque vous prévisualisez des images (jpg, jpeg, png, jfif, gif) ou des PDF à partir de documents téléchargés par l'entreprise, faites-les pivoter dans le sens des aiguilles d'une montre ou effectuez un zoom avant ou arrière en cliquant sur les icônes à droite.

Lorsque vous consultez un document, vous pouvez également le télécharger, consulter sa piste d'audit, le déplacer vers un autre dossier, l'imprimer, le modifier, le partager ou le supprimer (certaines de ces options ne sont disponibles que pour les documents téléchargés par le client). Cliquez sur l'icône à trois points dans le coin supérieur droit pour accéder à ces options dans le menu déroulant. 

S'il y a deux fichiers ou plus dans le dossier actuel, passez de l'un à l'autre en utilisant les liensPrécédent et Suivant en haut à droite.

Cliquez surFermer en bas pour revenir à la liste des documents.

Visualisation de l'historique d'un document (piste d'audit)

Vous avez toujours la possibilité de vérifier tous les événements qui ont eu lieu avec un document. Le journal d'audit de TaxDome vous permet de savoir quand quelqu'un a effectué l'une de ces actions :

  • téléchargé un document
  • renommé un document
  • consulté un document
  • téléchargé un document
  • supprimé un document
  • restauré un document
  • modifier un document (PDF)
  • signé un document 
  • a refusé de signer un document
  • n'a pas réussi à signer avec la KBA
  • a envoyé une demande de signature
  • annulé une demande de signature
  • scellé un document
  • desceller un document
  • approuvé un document
  • désapprouvé un document

Pour accéder à l'historique d'un document, cliquez sur l'icône à trois points, puis sur Audit Trail.

Les informations suivantes sont disponibles ici :

  • USER : le nom, le prénom et l'adresse électronique de l'utilisateur qui a accédé au fichier.
  • EVENEMENT : ce qui s'est passé avec le dossier
  • SERVER TIME: quand cet événement a eu lieu
  • TEMPS CLIENT: quand l'événement a eu lieu pour le client
  • ADRESSE IP : l'adresse IP de l'utilisateur qui a accédé au fichier.
  • BROWSER : le navigateur utilisé lorsque l'événement a eu lieu

Impression de documents

Pour imprimer des documents PDF et des images (JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, WEBP, etc.) à partir d'un compte, cliquez sur l'icône des trois points à l'extrême droite du nom du document, puis cliquez sur Imprimer. Vous pouvez également accéder au lien Imprimer à partir de la visionneuse de documents.

Téléchargement de documents

Pour télécharger vos fichiers, suivez ces étapes : 

  1. Sélectionnez les fichiers/dossiers que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur Télécharger dans la barre de menu.

Note : Vous pouvez également accéder au lien de téléchargement à partir de la visionneuse de documents.


2. Si vous y êtes invité, choisissez l'endroit où vous souhaitez enregistrer le fichier, puis cliquez surEnregistrer.

3. Lorsque le téléchargement est terminé, vous le verrez généralement apparaître au bas de la fenêtre de votre navigateur. Cliquez sur le nom du fichier pour l'ouvrir. Pour plus de détails sur la manière de spécifier l'endroit où les fichiers sont téléchargés, rendez-vous ici. Si plusieurs fichiers/dossiers ont été sélectionnés, les documents seront regroupés dans une archive zip.

Suppression et restauration de documents

Pour supprimer un document du TaxDome, mettez-le dans la corbeille. Le fichier y restera pendant 120 jours, puis sera définitivement supprimé. Les fichiers qui ont été supprimés du dossier Documents téléchargés par le client par votre comptable sont également disponibles dans la Corbeille pendant 120 jours. 

  1. Cochez la case à côté des documents que vous souhaitez supprimer, сcliquez sur l'icône à trois points en haut à droite, puis cliquez sur le bouton Supprimer lien. 

Une autre façon d'accéder à Supprimer est de le faire à partir du visualiseur de documents.

2. Ou trouvez Supprimer dans la barre de menu.

3. Cliquez ensuite sur SUPPRIMER dans la fenêtre pop-up de confirmation de suppression.

 Note : Vous ne pourrez pas supprimer les fichiers téléchargés par votre comptable.

Accédez à tous les fichiers qui ont été supprimés au cours des 30 derniers jours en naviguant vers la Corbeille dans la section Docs .

Note :

  • Les fichiers retirés de différents dossiers sont affichés dans une seule liste. Vous pouvez voir l'emplacement d'un document dans la colonne PATH .
  • Vous pouvez toujours télécharger des fichiers lorsqu'ils se trouvent dans la corbeille.
  • Lorsque vous supprimez un dossier, tous les fichiers de ce dossier sont placés dans la Corbeille. Les dossiers vides sont supprimés immédiatement.

Pour restaurer un document, cliquez sur l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du document, puis cliquez sur Restaurer.

  • Si le fichier restauré n'existe pas, il est automatiquement créé.
  • La piste d'audit du document est restaurée en même temps que le fichier.

Modifier les propriétés d'un document

Pour modifier les informations sur le fichier, cliquez sur l'icône à trois points à droite, puis surModifier. Vous pouvez modifier le nom et la description du fichier ici. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.

Note : Vous ne pouvez pas modifier les fichiers téléchargés par votre comptable.

Recherche de documents

Pour rechercher un document, tapez son nom dans le champ de recherche, puis cliquez sur la toucheEntrée de votre clavier.

La liste des documents sera réduite à vos spécifications.

Filtrage des documents

Les filtres sont utiles pour rechercher des types de documents spécifiques. Par exemple, vous souhaitez trouver rapidement tous vos fichiers PDF.

Pour filtrer votre liste de documents préparés par l'entreprise :

  1. Cliquez sur le bouton Filtre , puis sélectionnez le Type de fichier
  2. Cliquez sur Appliquer le filtre.

La liste est ensuite réduite en fonction de vos spécifications.

Liste de tri des documents

Parfois, vous pouvez souhaiter trier une liste de documents plutôt que de la filtrer. L'option de tri peut également être utilisée avec les fonctions de recherche et de filtrage pour affiner encore plus votre recherche.

Vous pouvez trier la liste selon la personne qui a effectué le téléchargement ou selon la date de téléchargement. Cliquez sur la flèche haut-bas à côté de l'en-tête de la colonne UPLOADED BY ou DATE UPLOADED pour trier la liste en dessous.