Sécuriser les messages instantanés avec des tâches

Couvert ici :

Messages & Tâches

Les messages vous permettent de créer des fils de discussion où vous pouvez communiquer en toute sécurité et en temps réel avec votre préparateur fiscal :

  • Vous et votre préparateur pouvez utiliser Messages pour poser des questions, obtenir des informations et télécharger des documents.
  • Votre préparateur reçoit une notification indiquant qu'une question est en attente et y répond.
  • L'un de vous deux peut ouvrir un fil de discussion. 
  • Tous les messages et les pièces jointes sont sur une seule page.
  • Votre préparateur peut ajouter des tâches pour vous lors d'un chat. 
  • Une fois que vous avez accompli une tâche, vous ou votre comptable pouvez la cocher. 
  • Toutes les tâches sont visibles sur une seule page.
  • Une fois que tout est terminé dans un fil de discussion, votre préparateur l'archive.

Créer des messages

Pour commencer une discussion :

1. Allez dans la section Messages & Tâches , puis cliquez sur Nouveau Chat, ou allez sur la page d'accueil et cliquez sur Nouveau Chat sur le tableau de bord.

2. Rédigez un message. Appliquez la mise en forme et ajoutez des puces ou des listes numérotées. Donnez un nom au message (vous pourrez le changer ou le modifier ultérieurement).

3. Cliquez sur Créer une conversation. Ensuite, votre préparateur reçoit un courriel l'informant qu'il a reçu un message de votre part.

Répondre aux messages

Dès que vous avez un nouveau message, vous voyez une notification dans le menu principal. Tous les messages en attente ainsi que les tâches qu'ils contiennent sont affichés sur votre tableau de bord.

N'oubliez pas que vous recevrez toujours une notification par courrier électronique lorsque votre comptable vous envoie un message ou vous demande des informations supplémentaires. Cliquez sur le lien dans le message pour l'afficher et y répondre.

Lisez le message de votre comptable, tapez une réponse dans le champ du message, puis cliquez sur l'icône d'envoi lorsque vous avez terminé.

Pour accéder à vos messages, allez à Messages & Tâches dans le menu principal. Tous les messages se trouvent sous l'onglet Actif ou Archivé, selon que le chat est toujours en cours ou qu'il a été terminé et archivé par votre comptable. 

Dans l'ongletActif, les discussions sont triées chronologiquement par réponse la plus récente. À gauche, une liste affiche des informations sur le temps de la dernière réponse, l'auteur, le sujet et le statut des tâches du client pour chaque fil de discussion. Les fils de discussion non lus sont accompagnés d'un badge vert indiquant le nombre de messages non lus.

Gestion des tâches

Votre comptable peut assigner des tâches à l'intérieur d'un message. Ces tâches ressembleront aux éléments d'une liste de contrôle des tâches à faire. Lorsqu'une tâche est terminée, vous ou votre comptable pouvez la cocher.

Vérifiez vos tâches à partir de la notification sur votre tableau de bord.

Si vous souhaitez suivre les tâches de tous vos messages sur une seule page, allez dans l'onglet Messages & Tâches et ouvrez Tâches du client. Les tâches qui se rapportent à un fil de messages sont toujours regroupées.

  • TASKS : le nom de la tâche
  • TITRE : le nom du message. Cliquez dessus pour accéder au fil de discussion.
  • PROGRESS : La première figure indique le nombre de tâches achevées ; la seconde, le nombre total de tâches dans un fil de messages.
  • DATE CREATED : la date ou l'heure à laquelle le message a été ajouté.
  • CREATOR : le nom de la personne qui a créé le message
  • DERNIÈRE RÉPONSE : la date ou l'heure de la dernière réponse au message et son auteur.

Par défaut, toutes les tâches qui vous sont assignées sont affichées. Pour afficher uniquement vos tâches terminées ou incomplètes, utilisez le filtre rapide à gauche.

Pour rechercher une tâche spécifique, tapez un mot clé dans le champ de recherche, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour obtenir une liste réduite.

Vous pouvez également filtrer la liste pour ne voir que les messages contenant des tâches terminées ou incomplètes ou les messages créés par une personne spécifique :

1. Cliquez sur FILTRE en haut à droite.

2. Sélectionnez un ou deux filtres, puis cliquez sur APPLIQUER pour obtenir une liste réduite.

Inclure des vidéos dans les messages

Parfois, les mots ne suffisent pas - et les éléments visuels sont d'une grande aide. Embarquez des vidéos de Loom, Vimeo, YouTube ou Google Drive si vous voulez montrer à votre préparateur quelque chose qui vous semble trop difficile à expliquer. Cliquez sur l'icône "intégrer une vidéo" (la flèche de lecture) dans la barre d'outils de formatage du texte, puis collez le lien vers votre vidéo.

Votre préparateur pourra regarder la vidéo directement dans le fil de discussion. 

Gestion des documents dans les messages

Votre préparateur peut utiliser Messages comme un endroit rapide et pratique pour télécharger des documents (par exemple, votre W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA, etc.). La taille maximale autorisée pour les fichiers téléchargés est de 200 Mo.

Téléchargez les documents déjà présents sur TaxDome ou sur votre ordinateur vers Messages.

Cliquez sur Ajouter un document, puis sélectionnez une préférence :

  • Joindre des fichiers à partir de TaxDome: Sélectionnez De TaxDomepuis cliquez sur le dossier et choisissez les documents. Vous pourrez joindre des documents à partir de dossiers comportant les éléments suivants Le client peut voir et modifier accès.
  • Téléchargement de fichiers à partir de votre ordinateur: Sélectionnez Depuis mon ordinateur, puis localisez les documents que vous souhaitez télécharger.
  • Téléchargement d'archives Zip: Sélectionnez Depuis mon ordinateur, puis localisez le fichier compressé que vous souhaitez télécharger. Il sera automatiquement décompressé. Pour plus de détails, cliquez ici.

Lorsque votre comptable télécharge un document et que le fil de discussion est ouvert sur votre appareil, vous le voyez se télécharger en temps réel.

Suppression de documents

Si vous téléchargez le mauvais document, supprimez-le en cliquant sur l'icône de la corbeille à droite du nom du document.

Visualisation des documents

Pour visualiser l'un des fichiers que vous ou votre comptable avez téléchargés dans Messages, cliquez sur le nom du dossier pour développer la liste des documents, puis cliquez sur l'icône en forme d'œil pour ouvrir la visionneuse de documents. Cliquez sur Fermer pour revenir à l'écran Messages.

Téléchargement de documents

Si vous souhaitez télécharger un document téléchargé dans Messages sur votre ordinateur ou votre appareil, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le nom du dossier pour développer la liste des documents, puis cliquez sur l'icône de téléchargement.

2. Si vous y êtes invité, choisissez l'endroit où vous souhaitez enregistrer le fichier, puis cliquez surEnregistrer.

3. Lorsque le téléchargement est terminé, vous le verrez généralement apparaître au bas de la fenêtre de votre navigateur. Cliquez sur le nom du fichier pour ouvrir le document téléchargé. Pour plus de détails sur la spécification de l'endroit où les fichiers sont téléchargés, cliquez ici.