Discussions instantanées sécurisées avec les tâches
Vous pouvez créer des fils de discussion dans lesquels vous pouvez communiquer en temps réel et en toute sécurité avec votre spécialiste en déclarations de revenus et échanger des documents. Ici, vous apprendrez tout ce qu'il faut savoir sur la messagerie à travers les Chats.
Couvert ici :
- Créer des chats
- Répondre aux chats
- Votre liste de chats
- Gestion des tâches
- Inclure des vidéos dans les chats
- Gestion des documents dans les chats
Créer des chats
Pour démarrer un chat :
1. Allez dans la section Chats et tâches , puis cliquez sur Nouveau chat, ou allez sur la page d'accueil et cliquez sur Nouveau chat dans la section Liens rapides à droite du tableau de bord.
2. Rédigez un message. Appliquez la mise en forme et ajoutez des puces ou des listes numérotées. Donnez un nom au chat (vous pourrez le modifier ultérieurement).
3. Cliquez sur Créer un chat . Ensuite, votre préparateur reçoit une notification l'informant qu'il a reçu un message de votre part.
Répondre aux chats
Dès que vous avez un nouveau chat, une notification s'affiche dans le menu principal. Tous les chats en attente avec le nombre de tâches à accomplir sont affichés dans le bloc Chats et tâches de votre tableau de bord. Vous pouvez également y accéder en vous rendant dans la section Chats et tâches.
N'oubliez pas que vous recevrez toujours une notification par courriel lorsque votre comptable vous enverra un message ou vous demandera des informations supplémentaires. Cliquez sur le bouton Afficher le chat ou sur le lien dans le chat pour le consulter et y répondre.
Lisez le chat de votre comptable, tapez une réponse dans le champ du message, puis cliquez sur l'icône d'envoi lorsque vous avez terminé.
Des coches grises ou vertes apparaissent à côté de chaque message que vous envoyez. Voici ce qu'elles signifient :
Le message a été envoyé avec succès.
Votre comptable a lu le message.
Votre liste de chats
Pour afficher tous vos chats, cliquez sur Chats et tâches dans le menu principal. Si vous avez des chats non lus, vous trouverez la section Non lus en haut et les chats lus en dessous, triés chronologiquement par la réponse la plus récente.
Sur la gauche, une liste affiche des informations sur le dernier temps de réponse, l'auteur, le sujet et l'état de vos tâches pour chaque fil de discussion. Les fils de discussion non lus sont marqués d'une icône en forme d'avion vert et d'un point, et les fils de discussion lus sont marqués d'une icône en forme d'avion violet. Les fils de discussion archivés sont marqués d'un plan gris.
Ce que vous pouvez trouver sur cette page :
- Vous et votre préparateur pouvez utiliser les chats pour poser des questions, obtenir des informations et télécharger des documents.
- Votre préparateur reçoit une notification indiquant qu'une question est en attente et y répond.
- Soit une entreprise, soit un fil de discussion.
- Tous les chats et les pièces jointes sont sur une seule page.
- Votre préparateur peut ajouter des tâches pour vous dans un fil de discussion.
- Lorsque vous avez terminé une tâche, vous ou votre comptable pouvez la cocher.
- Toutes les tâches sont accessibles sur une seule page.
- Une fois que tout le contenu d'un fil de discussion est terminé, votre préparateur peut l'archiver.
Gestion des tâches
Votre comptable peut assigner des tâches dans le cadre d'un chat.
Si le fil de discussion comporte des tâches, une section intitulée " Vos tâches" apparaît dans le fil de discussion. Le nom du fil de discussion indique également le nombre de tâches attribuées/achevées.
Les tâches ressemblent aux éléments d'une liste de contrôle des choses à faire. Une fois la tâche accomplie, vous ou votre comptable pouvez la cocher.
Vous pouvez également vérifier vos tâches directement à partir de la notification sur votre tableau de bord.
Si vous souhaitez suivre les tâches de tous vos chats sur une seule page, allez dans l'onglet Chats & Tâches, cliquez sur le bouton Filtre tout à droite et sélectionnez :
- Incomplet: Pour afficher tous les fils de discussion contenant vos tâches à accomplir.
- Terminé: Pour afficher tous les fils de discussion dont les tâches ont été cochées.
- Tous: pour afficher tous les fils de discussion relatifs à vos tâches.
Cliquez ensuite sur Appliquer.
Il existe deux autres façons de filtrer les chats. Vous pouvez filtrer par :
- Intervalle de temps: voyez les fils de discussion avec des réponses ou vos tâches créées à partir d'un intervalle sélectionné.
- Statut: ne voir que les fils de discussion dont le statut est Actif ou Archivé.
Inclure des vidéos dans les chats
Parfois, les mots ne suffisent pas et les images sont d'une grande aide. Incorporez des vidéos de Loom, Vimeo, YouTube ou Google Drive si vous souhaitez montrer à votre préparateur quelque chose qui vous semble trop difficile à expliquer. Cliquez sur l'icône "Intégrer une vidéo" (la flèche "push-play") dans la barre d'outils de mise en forme du texte, puis collez le lien vers votre vidéo.
Votre préparateur pourra regarder la vidéo directement dans le fil de discussion.
