Sécuriser les messages instantanés avec des tâches

Couvert ici :

Messages et tâches, expliqués

Les messages sont un outil de communication instantanée sécurisé intégré à l'application qui ressemble aux fils de discussion. Voici ce qu'il faut savoir :

  • Vous et votre comptable pouvez créer des messages pour vous poser des questions, obtenir des informations ou télécharger des formulaires. 
  • Votre préparateur reçoit une notification qu'une question est en suspens et y répond.
  • Tous les messages et les fichiers joints sont stockés au même endroit et peuvent être consultés à tout moment. 
  • Vous et votre comptable pouvez joindre des fichiers aux messages.
  • Lorsque votre comptable a répondu à un message ou téléchargé un document, et que vous avez le fil de discussion ouvert sur votre appareil, vous verrez instantanément les modifications.
  • Votre comptable peut ajouter des tâches pour vous dans des messages. Une fois que vous avez terminé une tâche, vous ou votre comptable pouvez la cocher comme étant terminée. Et vous avez la possibilité de voir toutes vos tâches sur une page séparée.
  • Une fois que tout ce qui se trouve dans un fil de message a été pris en charge, votre comptable l'archive.

Créer des messages

Si vous avez une question à poser à votre comptable, envoyez un message :

1. Allez dans la section Messages & Tâches , puis cliquez sur le bouton NOUVEAU MESSAGE.

2. Ecrivez ce sur quoi vous voulez vous renseigner. Appliquez la mise en forme et ajoutez des puces ou des listes numérotées. Donnez un titre au message (facultatif) - vous pouvez le faire plus tard ou le modifier à tout moment.

3. Cliquez sur le bouton bleu d'envoi. Votre préparateur recevra un courrier électronique l'informant qu'il a un message en attente de votre part à partir de maintenant.

Répondre aux messages

Dès que vous avez un nouveau message, vous verrez une notification dans le menu principal. Tous les messages en attente, ainsi que les tâches qui y sont ajoutées, sont affichés sur votre tableau de bord. 

N'oubliez pas que vous recevrez toujours une notification par courrier électronique lorsque votre comptable vous enverra un message ou vous demandera des informations complémentaires. Cliquez sur le lien contenu dans le message pour le consulter et y répondre.

Lisez attentivement le message de votre comptable, puis tapez votre réponse dans le champ du message. Cliquez sur le bouton bleu d'envoi pour transmettre votre message. 

Pour accéder à vos messages, allez dans la rubrique Messages & Tâches du menu principal. Tous les messages se trouvent sous l'onglet Actif ou Archivé. Les messages situés dans l'onglet Actif nécessitent des informations supplémentaires de votre part. Une fois que vous y avez répondu, votre comptable les archive. Tous les messages non vus reçoivent automatiquement une étiquette NEW ou MORE INFO, de sorte que vous pouvez toujours voir ceux qui requièrent votre attention. Pour visualiser un message et y répondre, cliquez sur son titre.

Les informations suivantes sont disponibles dans la section Messages & Tâches:

  • TITRE : Le nom du message.
  • PROGRÈS : Le premier chiffre indique le nombre de tâches terminées (le cas échéant) ; le second, le nombre total de tâches dans un fil de message.
  • DATECREEE : La date à laquelle le message a été ajouté.
  • CREATEUR : Le nom de la personne qui a créé le message.
  • DERNIÈRE RÉPONSE : la date ou l'heure de la dernière réponse au message et la personne qui l'a écrit.
  • STATUT : Si vous n'avez pas lu un message dans un fil de discussion, vous verrez une balise PLUS D'INFORMATIONS.

Pour trouver rapidement quelque chose, vous pouvez trier la liste des messages par titre, date, créateur, dernière réponse, etc. Cliquez sur la flèche haut-bas à côté de l'en-tête de la colonne pour trier la liste en dessous.

Gérer vos tâches

Dans un fil de discussion, votre comptable peut vous assigner des tâches qui ressemblent à des éléments d'une liste de contrôle. Votre comptable peut ajouter des tâches à un fil de discussion à tout moment. Une fois la tâche terminée, vous ou votre comptable pouvez cocher l'élément. 

Vous pouvez vérifier les tâches dès la notification sur votre tableau de bord.

Vous pouvez également suivre les tâches de tous vos fils de messages sur une seule page. Les tâches qui font référence à un fil de messages sont toujours affichées groupées. Les informations suivantes sont disponibles dans le sous-onglet Tâches du client de l'onglet Messages & Tâches:

  • TÂCHES : Le nom de la tâche.
  • TITRE : Le nom du message. Cliquez dessus pour passer au fil de discussion.
  • PROGRÈS : Le premier chiffre indique le nombre de tâches terminées ; le second, le nombre total de tâches dans un fil de message.
  • DATE CREEE : La date ou l'heure à laquelle le message a été ajouté.
  • CREATEUR : Le nom de la personne qui a créé le message.
  • DERNIÈRE RÉPONSE : la date ou l'heure de la dernière réponse au message et la personne qui l'a écrit.

Par défaut, toutes les tâches qui vous sont assignées sont affichées. Pour afficher uniquement les tâches terminées et non terminées, utilisez le filtre rapide à gauche. 

Pour rechercher une tâche spécifique, tapez un mot-clé dans le champ de recherche, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. La liste des tâches sera réduite à vos spécifications.

Vous pouvez également filtrer la liste pour ne voir que les messages contenant des tâches terminées/incomplétées ou les messages créés par une personne spécifique :

1. Cliquez sur le bouton FILTRE.

2. Sélectionnez un ou deux filtres, puis cliquez sur APPLIQUER.

La liste restreinte apparaîtra alors.

Gestion des fichiers dans les messages

Dans un fil de message, votre préparateur peut vous demander de télécharger les documents nécessaires à la préparation de l'impôt (par exemple, le formulaire W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA, etc.). La taille maximale des fichiers à télécharger est de 200 Mo.

Vous pouvez télécharger des fichiers depuis votre ordinateur ou déjà sur TaxDome. 

Cliquez sur le bouton ATTACHER LES DOCUMENTS, puis sélectionnez votre préférence :

  • Joindre des fichiers à partir de TaxDome: Sélectionnez De TaxDome, puis cliquez sur le dossier et choisissez le(s) fichier(s). Vous pourrez joindre les fichiers du dossier Documents téléchargés par les clients .
  • Téléchargement de fichiers à partir de votre ordinateur: Sélectionnez Depuis mon ordinateur, puis cliquez sur le bouton AJOUTER DES DOCUMENTS et localisez le(s) fichier(s) que vous souhaitez télécharger. 
  • Téléchargement de dossiers entiers: Sélectionnez depuis le Poste de travail, cliquez sur le bouton AJOUTER DOSSIER, puis choisissez le dossier. Pour plus d'informations sur le traitement des dossiers, cliquez ici
  • Téléchargement des archives Zip: Sélectionnez Depuis mon ordinateur, cliquez sur le bouton AJOUTER DES DOCUMENTS, puis localisez le fichier compressé que vous souhaitez télécharger. Il sera automatiquement décompressé. Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.

Lorsque votre comptable a téléchargé un document, et que vous avez le fil ouvert sur votre appareil, vous verrez instantanément les modifications.

Suppression de documents

Si vous avez téléchargé le mauvais document, vous pouvez facilement le supprimer du système en cliquant sur l'icône x située à côté du nom du fichier. 

Visualisation des documents

Vous pouvez visualiser tous les fichiers qui ont été téléchargés dans les messages par vous ou votre comptable : cliquez sur Fichiers téléchargés par le cabinet ou Documents téléchargés par le client pour développer la liste des fichiers, puis cliquez sur l'icône de l'œil pour ouvrir la visionneuse de documents. Cliquez sur Fermer pour revenir à l'écran des messages.

Téléchargement de documents 

Vous pouvez télécharger tous les fichiers qui ont été téléchargés dans les messages par vous ou votre comptable.

Pour télécharger un fichier sur votre ordinateur ou votre appareil :

1. Cliquez sur Firm Uploaded Files ou Client Uploaded Documents pour développer la liste des fichiers, puis cliquez sur l'icône de téléchargement. 

2. Si vous y êtes invité, choisissez l'endroit où vous souhaitez enregistrer le fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

3. Lorsque le téléchargement est terminé, vous le verrez généralement apparaître au bas de la fenêtre de votre navigateur. Cliquez sur le nom du fichier pour ouvrir le document téléchargé (voir Comment spécifier où les fichiers sont télécharg és pour plus d'informations).