Sécuriser les discussions instantanées par des tâches
Couvert ici :
- Chats et tâches
- Création de chats
- Répondre aux messages
- Votre liste de chats
- Gérer vos tâches
- Inclure des vidéos dans les chats
- Gestion des documents à l'intérieur des chats
Chats et tâches
Les chats vous permettent de créer des fils de discussion dans lesquels vous pouvez communiquer en temps réel et en toute sécurité avec votre conseiller fiscal :
- Vous et votre préparateur pouvez utiliser les chats pour poser des questions, obtenir des informations et télécharger des documents.
- Votre préparateur reçoit une notification indiquant qu'une question est en attente et y répond.
- Soit une entreprise, soit un fil de discussion.
- Tous les messages et les pièces jointes sont sur une seule page.
- Votre préparateur peut ajouter des tâches pour vous dans un fil de discussion.
- Une fois que vous avez accompli une tâche, vous ou votre comptable pouvez la cocher.
- Toutes les tâches sont visibles sur une seule page.
- Une fois que tout le contenu d'un fil de discussion est terminé, votre préparateur peut l'archiver.
Création de chats
Pour commencer une discussion :
1. Allez dans la section Chats et tâches , puis cliquez sur Nouveau chat, ou allez sur la page d'accueil et cliquez sur Nouveau chat sur le tableau de bord.
2. Rédigez un message. Appliquez la mise en forme et ajoutez des puces ou des listes numérotées. Donnez un nom au chat (vous pourrez le modifier ultérieurement).
3. Cliquez sur Créer un chat . Ensuite, votre préparateur reçoit une notification l'informant qu'il a reçu un message de votre part.
Répondre aux messages
Dès que vous avez un nouveau message, une notification s'affiche dans le menu principal. Tous les messages en attente ainsi que les tâches qu'ils contiennent sont affichés sur votre tableau de bord. Vous pouvez également y accéder en allant dans la section Chats & Tâches.
N'oubliez pas que vous recevrez toujours une notification par courrier électronique lorsque votre comptable vous envoie un message ou vous demande des informations supplémentaires. Cliquez sur le lien dans le message pour l'afficher et y répondre.
Lisez le message de votre comptable, tapez une réponse dans le champ du message, puis cliquez sur l'icône d'envoi lorsque vous avez terminé.
Votre liste de chats
Pour voir tous vos chats, allez dans Chats & Tâches dans le menu principal. Si vous avez des messages non lus, vous verrez la section Non lus en haut et les messages lus en bas. Tous les chats sont classés par ordre chronologique en fonction de la réponse la plus récente.
Sur la gauche, une liste affiche des informations sur le dernier temps de réponse, l'auteur, le sujet et l'état de vos tâches pour chaque fil de discussion. Les fils de discussion non lus sont marqués d'une icône en forme d'avion en papier vert et d'un point, les fils de discussion lus sont marqués d'une icône en forme d'avion en papier violet et ceux qui sont archivés sont marqués d'une icône grise.
Gérer vos tâches
Votre comptable peut assigner des tâches à l'intérieur d'un message.
Si des tâches sont attachées au fil de discussion, une section " Vos tâches" apparaît à l'intérieur de celui-ci. Le nom du fil de discussion indique également le nombre de tâches attribuées/achevées.
Les tâches ressemblent aux éléments d'une liste de contrôle des choses à faire. Une fois la tâche accomplie, vous ou votre comptable pouvez la cocher.
Vous pouvez également vérifier vos tâches directement à partir de la notification sur votre tableau de bord.
Si vous souhaitez suivre les tâches de tous vos chats sur une seule page, allez dans l'onglet Chats & Tâches, cliquez sur le bouton Filtre tout à droite et sélectionnez :
- Incomplet: Pour afficher tous les fils de discussion contenant vos tâches à accomplir.
- Terminé: Pour afficher tous les fils de discussion dont les tâches ont été cochées.
- Tous: pour afficher tous les fils de discussion relatifs à vos tâches.
Cliquez ensuite sur Appliquer.
Il existe deux autres façons de filtrer les chats :
- Intervalle de temps: voyez les fils de discussion avec des réponses ou vos tâches créées à partir d'un intervalle sélectionné.
- Statut: ne voir que les fils de discussion dont le statut est Actif ou Archivé.
Inclure des vidéos dans les chats
Parfois, les mots ne suffisent pas - et les éléments visuels sont d'une grande aide. Embarquez des vidéos de Loom, Vimeo, YouTube ou Google Drive si vous voulez montrer à votre préparateur quelque chose qui vous semble trop difficile à expliquer. Cliquez sur l'icône "intégrer une vidéo" (la flèche de lecture) dans la barre d'outils de formatage du texte, puis collez le lien vers votre vidéo.
Votre préparateur pourra regarder la vidéo directement dans le fil de discussion.
Gestion des documents à l'intérieur des chats
C'est une bonne idée d'utiliser Chats comme un endroit rapide et pratique pour échanger des documents (pensez à votre W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA, etc.). La taille maximale autorisée pour les fichiers téléchargés est de 200 Mo.
Lorsque votre comptable télécharge un document et que le fil de discussion est ouvert sur votre appareil, vous le voyez télécharger en temps réel. Vous pouvez soit télécharger à partir de votre appareil, soit lier des documents déjà téléchargés sur TaxDome.
Cliquez sur le bouton 📎 Joindre en bas du fil de discussion, puis sélectionnez une préférence :
- Joindre des fichiers à partir de TaxDome: Sélectionnez From TaxDome, puis cliquez sur le dossier et choisissez les documents.
- Téléchargement de fichiers à partir de votre ordinateur: Sélectionnez À partir de mon appareil, puis localisez les documents que vous souhaitez télécharger.
- Téléchargement d'archives Zip: Sélectionnez Depuis mon appareil, puis localisez le fichier compressé que vous souhaitez télécharger. Il se décompressera automatiquement. Pour plus de détails, cliquez ici.
Si des documents sont joints au fil de discussion, un onglet Documents apparaît à l'intérieur de celui-ci avec l'icône d'un trombone dans le nom du fil de discussion. Ouvrez cet onglet pour voir tous les documents joints ou cliquez sur + Ajouter un document pour en joindre d'autres.
Suppression de documents
Si vous téléchargez le mauvais document, supprimez-le en allant dans l'onglet Documents du fil de discussion et en cliquant sur l'icône de la corbeille à droite du nom du document.
Visualisation des documents
Consultez les fichiers que vous ou votre comptable avez téléchargés dans Chats en allant dans l'onglet Documents du fil de discussion et en cliquant sur l'icône de l'œil pour ouvrir la visionneuse de documents. Cliquez sur Fermer pour revenir à l'écran Chats.
Téléchargement de documents
Téléchargez un document téléchargé dans les chats sur votre ordinateur ou votre appareil en allant sur l'onglet Documents dans le fil de discussion et en cliquant sur l'icône de téléchargement.
Pour plus de détails sur la spécification de l'endroit où les fichiers sont téléchargés, cliquez ici.
