Comment signer des documents
La signature électronique, reconnue par la loi dans de nombreux pays (dont les Etats-Unis, le Canada et l'Europe) depuis le début des années 2000, est aussi valable que la signature traditionnelle sur papier. Plus besoin de vous rendre chez votre comptable ou d'envoyer des documents par la poste : il vous suffit de signer n'importe quel document directement sur votre portail client ou en cliquant sur un lien dans l'e-mail reçu. Dans cet article, nous vous expliquons comment.
Couvert ici :
- Signature électronique de documents préparés par l'entreprise
- Modifier votre signature électronique
- Ajout d'une signature manuscrite
- Signature électronique avec authentification basée sur la connaissance (KBA)
- Signature électronique avec des signatures électroniques qualifiées ou avancées (QES/AdES)
- Le document est en attente de signature électronique, mais il n'y a pas de champs de signature.
Signature électronique de documents préparés par l'entreprise
Vous pouvez consulter et signer électroniquement des documents à partir de votre portail ou directement à partir du lien e-mail reçu de votre entreprise.
- Pour réviser et signer un document à partir du portail, accédez à la section Documents de la page d'accueil ou cliquez sur Documents à gauche pour trouver les documents en attente de signature. Ouvrez le document dont vous avez besoin.
- Pour réviser et signer un document à partir de l'e-mail, ouvrez le lien dans l'e-mail. Notez qu'il expire dans les sept jours suivant son envoi. Par conséquent, s'il a déjà expiré, demandez à votre entreprise de renvoyer la demande de signature.
Après avoir ouvert le document, suivez les étapes suivantes pour le signer :
1. Si vous recevez la demande de signature pour la première fois, lisez la déclaration relative aux signatures électroniques, acceptez d'utiliser les signatures électroniques, cochez la case et cliquez sur Continuer.
2. Pour commencer à signer le document, cliquez sur Démarrer à l'extrême droite.
Si votre document nécessite un QES/AdES, la procédure est différente. Veuillez lire la section ci-dessous.
3. Examinez le contenu, puis cliquez sur les champs à signer électroniquement lorsque cela est nécessaire. Le compteur deschamps à remplir situé en haut de la page vous aide. Ne saisissez votre signature et vos initiales qu'une seule fois ; elles seront utilisées pour les documents suivants.
4. Cliquez sur Suivant pour mettre en évidence le champ suivant. Remarque : vous ne pouvez pas signer un document tant que tous les champs n'ont pas été remplis.
5. Une fois tous les champs remplis, cliquez sur Terminer. Si l'adresse KBA a été demandée, voir la section ci-dessous.
Refuser de signer électroniquement le document
Vous ne voulez pas signer ? Cliquez sur les trois points en haut à droite du document et sélectionnezRefuser de signer, puis confirmez en cliquant sur Refuser la signature électronique. Prenez contact avec l'entreprise pour discuter d'autres options.
Modifier votre signature électronique
Une fois que vous avez signé et paraphé un document, votre signature électronique et vos initiales sont utilisées dans les documents suivants lorsque vous cliquez sur les champs requis.
Si vous souhaitez modifier vos initiales ou votre signature, cliquez dans le champ requis, apportez vos modifications, puis appuyez sur Insérer.
Cliquez sur Insérer partout si vous souhaitez mettre à jour la signature ou les initiales partout dans le document.
Ajout d'une signature manuscrite
Tout le monde n'accepte pas les signatures dactylographiées, mais vous pouvez toujours créer une signature manuscrite :
1. Cliquez sur le champ Ma signature ou Mon paraphe .
2. Passez à l'onglet Dessin , puis signez à l'aide de votre doigt sur le tapis de souris ou à l'aide de votre souris.
3. Cliquez sur Insérer.
Si vous voulez refaire la signature, cliquez sur Effacer pendant que vous modifiez et signez à nouveau.
Signature électronique avec authentification basée sur la connaissance (KBA)
KBA ou Knowledge Based Authentication (authentification basée sur la connaissance) est le processus de vérification de l'identité que la Commission européenne exige pour signer électroniquement le formulaire 8879. IRS exige pour signer électroniquement le formulaire 8879.
Si votre comptable a demandé KBA, remplissez tous les champs de signature comme décrit ci-dessus, puis cliquez sur Terminer avec KBA à l'intérieur du document. Répondez aux questions pour vérifier votre identité, puis cliquez sur Terminer. Vous avez droit à deux tentatives pour KBA et devez répondre correctement à au moins trois questions sur cinq.
KBA n'est possible qu'avec un numéro de sécurité sociale (NIR) - et non un ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). Les ITIN sont délivrés à un individu à des fins fiscales uniquement. Les ITIN ne sont pas destinés à être utilisés comme pièce d'identité pour l'obtention d'un crédit. Les systèmes de crédit ne les reconnaîtront pas comme autre chose qu'un NIR incorrect, et ils ne peuvent donc pas être utilisés pour KBA.
Une notification s'affiche en haut de la page lorsque le document a été signé avec succès.
Les raisons pour lesquelles les signataires peuvent ne pas être en mesure d'achever le processus KBA sont les suivantes (liste non exhaustive) :
- Un contribuable nouvellement marié dont les registres publics utilisent son nom de jeune fille et son ancienne adresse.
- Les informations contenues dans les registres publics peuvent être incorrectes et notre logiciel peut ne pas être en mesure de les faire correspondre à celles de la déclaration.
- Les informations contenues dans les bases de données publiques peuvent être incorrectes et votre client peut ne pas être en mesure de répondre à ces questions.
- Les jeunes clients ou les clients qui ont récemment déménagé aux États-Unis peuvent ne pas être de bons candidats pour le formulaire 8879 eSign, car il n'est pas toujours possible d'accéder au site KBA s'ils n'ont que peu d'archives publiques.
Traitement de l'erreur de vérification NIR pour KBA
Si vous rencontrez le message d'erreur "Malheureusement, aucune question n'est disponible pour vérifier votre identité pour le numéro de sécurité sociale fourni : " Malheureusement, il n'y a pas de questions disponibles pour vérifier votre identité pour le numéro de sécurité sociale fourni", cela signifie que notre fournisseur KBA n'a pas pu rassembler suffisamment de données à partir des bureaux de crédit ou des dossiers publics pour créer la série de cinq questions requises sur la base du numéro de sécurité sociale fourni NIR. Cela se produit généralement lorsque votre activité financière n'a pas été suffisamment importante aux yeux du public pour générer le questionnaire de vérification.
Pour l'instant, il n'existe pas de solution directe à ce problème. Pour fournir une signature électronique conforme à distance, vous devrez peut-être suivre les étapes suivantes :
- Imprimez les formulaires requis.
- Signer les formulaires imprimés à la main.
- Scanner les formulaires signés dans le système.
Ce processus vous permet d'apposer votre signature tout en respectant les normes de conformité nécessaires, malgré l'erreur de vérification NIR .
Signature électronique avec signatures électroniques qualifiées et avancées (QES/AdES)
La signature électronique qualifiée (QES) garantit la conformité aux normes les plus élevées en matière de signature électronique, en répondant aux exigences fixées par les organismes de réglementation européens (eIDAS). QES a la même valeur et le même effet juridiques qu'une signature manuscrite.
La signature électronique avancée (AdES) fonctionne de manière similaire à QES et suit le même processus dans votre portail client. Toutefois, contrairement à QES, AdES n'utilise pas de certificat qualifié pour vérifier l'identité du signataire. Par conséquent, AdES est généralement considéré comme moins contraignant que QES.
Si votre entreprise a activé QES/AdES, vous serez informé que le document nécessite une QES/AdES et que vous devrez vérifier votre identité avant de le signer.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Signer le document:
- Sélectionnez votre pays dans la liste déroulante.
- Choisissez un fournisseur d'authentification et suivez la procédure d'authentification.
En fonction du fournisseur choisi, il se peut que vous deviez utiliser votre code d'identité personnel, le site web ou l'application du fournisseur.
Pour en savoir plus sur le processus d'authentification du fournisseur sélectionné, cliquez sur le lien en bas de la page Sélectionnez votre pays et l'application d'authentification .
Une fois le document signé, vous verrez le cachet de la signature au bas du document :
Le document est en attente de signature électronique, mais il n'y a pas de champs de signature.
Si un document est en attente de signature, mais qu'il n'y a pas de champs de signature électronique, soit vous n'avez pas besoin de le signer, soit vous devez accéder au même compte à partir d'une autre adresse électronique liée (pour plus de détails, cliquez ici).
Il arrive qu'un préparateur ait besoin de la signature des deux utilisateurs du compte (par exemple, les conjoints) ou d'un seul. Si une signature a été demandée à l'autre utilisateur et qu'il n'a pas encore signé, vous ne verrez aucun champ de signature électronique de votre côté. Le document restera en attente de signature électronique jusqu'à ce que l'autre utilisateur ait signé.
Si vous et votre conjoint utilisez le même ordinateur pour accéder à TaxDome et enregistrer vos données connexion , il est important de gérer correctement les signatures des documents afin d'éviter toute confusion. En général, les entreprises ajoutent un espace de signature pour chaque personne et envoient les documents en conséquence. Mais parfois, si l'un d'entre vous se connecte avec l'adresse connexion enregistrée par l'autre, signe le document et l'enregistre, l'autre personne peut ne pas voir le champ de signature lorsqu'elle se connecte, ce qui peut prêter à confusion. Pour résoudre ce problème, connectez-vous au bon compte et signez le champ de signature manquant. Cela vous permettra de garder les choses organisées et claires pour tous les deux.