Mobile : Chats instantanés sécurisés avec des tâches

Améliorez votre expérience mobile en explorant les discussions instantanées sécurisées avec des tâches intégrées. Créez des chats, affichez-les et répondez-y, et gérez efficacement vos tâches en déplacement. De plus, découvrez comment ajouter des liens aux vidéos et consultez l'historique des tâches du chat à l'aide de la fonction Piste d'audit.

Couvert ici :

• Chats
• Créer des chats
• Consulter les chats et y répondre
• Gestion des tâches
• Ajouter des liens aux vidéos
• Comment consulter l'historique des tâches du chat : Piste d'audit

Chats

Chats est un outil de communication sécurisé intégré à l'application qui vous permet de créer des fils de discussion en temps réel, comme les DM. Vous et votre comptable recevez des notifications lorsqu'une nouvelle discussion est entamée. Dans Chats:

• Vous communiquez avec votre comptable, vous lui posez des questions et vous y répondez.
• Téléchargement de formulaires. Plus d'informations sur la gestion des fichiers dans les chats. 
• Tous les chats et les fichiers joints sont stockés en un seul endroit. 
• Vous pouvez joindre des fichiers et intégrer des vidéos provenant de Loom, YouTube, Google Drive ou Vimeo. 
• Votre comptable peut ajouter des tâches pour vous.
• Une fois la tâche accomplie, vous ou votre comptable la cochez.
• Affichez toutes vos tâches sur une page séparée si nécessaire.
• Une fois que tous les éléments d'un fil de discussion ont été traités, votre comptable l'archive.

Créer des chats

Si vous avez une question à poser à votre comptable, créez un chat :

1. Allez dans la section Chats de la barre de navigation et appuyez sur Message ferme.

2. Rédigez un sujet et appuyez sur Démarrer pour créer un nouveau fil de discussion. 

3. Composez un message, appliquez la mise en forme, utilisez des puces ou des listes numérotées si nécessaire, puis appuyez sur Envoyer.

Consulter les chats et y répondre

Dès qu'une nouvelle discussion est engagée, une notification s'affiche dans la section Accueil, sous la rubrique Discussions. Tous les chats en attente, ainsi que les tâches incluses, sont affichés sur votre tableau de bord. Cliquez sur la notification pour la consulter et y répondre.

Vous recevrez toujours une notification push lorsque votre comptable vous enverra un message ou vous demandera des informations complémentaires. Touchez la notification pour l'afficher.

Pour accéder à vos chats, appuyez sur la section Chats dans la barre de navigation ou sur la sous-section Chats dans la section Accueil. 

Si vous avez des chats non lus, ils seront mis en évidence dans le bloc En attente d'action, classés par ordre chronologique de la dernière réponse. 

Le chiffre rouge à droite indique les chats nécessitant une attention particulière. Les fils de discussion affichent la dernière réponse, l'auteur, le sujet et l'état de la tâche du client. Les fils de discussion non lus sont accompagnés d'un badge rouge indiquant le nombre de chats non lus et de tâches non vérifiées.

Appuyez sur le titre du fil de discussion pour l'afficher et y répondre. Lisez le message, tapez une réponse dans le champ prévu à cet effet, puis appuyez sur l'icône d'envoi lorsque vous avez terminé.

Gestion des tâches

Votre comptable peut vous assigner des tâches dans un fil de discussion, à la manière d'une liste de choses à faire. Les tâches peuvent être ajoutées ou cochées par vous ou par votre comptable.

Ajouter des liens aux vidéos

Vous pouvez intégrer des vidéos provenant de Loom, YouTube, Google Drive ou Vimeo si vous souhaitez les partager avec votre comptable. Pour ce faire, procédez comme suit

1. Copier un lien vers une vidéo.

2. Dans un fil de discussion, appuyez sur l'icône plus et sélectionnez Intégrer une vidéo.

3. Collez le lien et appuyez sur Joindre.

4. Ajoutez un message et appuyez sur l'icône d'envoi.

Vous et votre comptable pouvez maintenant regarder la vidéo intégrée dans l'application.

Comment consulter l'historique des tâches du chat : Piste d'audit

Voyez tout ce qui s'est passé avec une tâche dans un chat grâce au journal d'audit de TaxDome. Vous pouvez savoir quand quelqu'un...

• ...ajouté une tâche à un chat.
• ...supprimé une tâche d'un chat.
• ...coché une tâche comme étant terminée.

Pour afficher l'historique d'une tâche dans une discussion, appuyez longuement sur le document dans le fil de discussion ou allez dans l'onglet Pièces jointes et appuyez longuement sur le document choisi, puis appuyez sur Piste d'audit. 

• Utilisateur: Le prénom et le nom, ainsi que l'adresse électronique, de tout utilisateur ayant apporté des modifications à la tâche.
• Événement: Décrit l'action qui s'est produite dans le cadre de la tâche.
• Heure du serveur: L'horodatage indiquant le moment où l'événement a eu lieu sur le serveur.
• Heure du client: Horodatage indiquant le moment où l'événement a été perçu par le client.
• Adresse IP: L'étiquette numérique unique attribuée au dispositif qui a accédé à la tâche ou l'a modifiée.
• Navigateur: L'application web utilisée pendant l'événement ou l'application mobile.
• OS: le système d'exploitation dans le contexte de l'application web.