Mobile : Messages sécurisés

Couvert ici :

• Messages
• Créer des messages
• Consulter les messages
• Gérer vos tâches
• Gestion des fichiers dans les messages
• Comment consulter l'historique des tâches des messages : Piste d'audit

Messages

Messages est un outil de communication sécurisé intégré à l'application qui vous permet de créer des fils de discussion en temps réel, comme des DM. Vous et votre comptable recevez une notification lorsque l'un de vous laisse un nouveau message. Dans Messages:

• Vous parlez à votre comptable, vous lui posez des questions et vous y répondez.
• Chargement et téléchargement de formulaires. 
• Tous les messages et les fichiers joints sont stockés en un seul endroit. 
• Vous pouvez joindre des fichiers.
• Votre comptable peut ajouter des tâches pour vous. 
• Une fois que vous avez terminé une tâche, vous ou votre comptable la cochez. 
• Si vous le souhaitez, vous pouvez également visualiser toutes vos tâches sur une page séparée.
• Une fois que tous les sujets d'un fil de discussion ont été traités, votre comptable l'archive.

Créer des messages

Si vous avez une question à poser à votre comptable, envoyez un message :

1. Appuyez sur l'icône représentant un hamburger en haut à gauche, sélectionnez Messages & Tâches, puis appuyez sur Nouvelle conversation.

2. Rédigez votre message. Appliquez la mise en forme et ajoutez des puces ou des listes numérotées. Donnez un nom à votre message (facultatif - vous pouvez le faire plus tard ou le modifier à tout moment).

3. Cliquez sur Créer une conversation. Votre préparateur reçoit alors un courriel indiquant que vous avez un message en attente.

Visualisation et réponse aux messages

Dès qu'il y a un nouveau chat, vous verrez une notification dans le menu principal. Tous les messages en attente, ainsi que toutes les tâches incluses, sont affichés sur votre tableau de bord. Cliquez sur la notification pour la consulter et y répondre.

Vous recevrez toujours une notification push lorsque votre comptable vous envoie un message ou vous demande des informations supplémentaires. Appuyez sur la notification pour l'afficher. 

Pour accéder à vos messages, appuyez sur la section Messages & Tâches .

Tous les messages se trouvent soit dans l'onglet Actif, soit dans l'onglet Archivé. Les messages se trouvant dans l'onglet Actif nécessitent une attention particulière. Une fois que vous y avez répondu, votre comptable les archive. Dans l'onglet Actif, les chats sont triés par ordre chronologique et par la réponse la plus récente. La liste des fils de discussion affiche des informations sur l'heure de la dernière réponse, l'auteur et le sujet, ainsi que l'état des tâches du client pour chaque fil de discussion. Les fils de discussion non lus sont accompagnés d'un badge vert indiquant le nombre de messages non lus.

Il peut être utile de trier vos messages archivés afin de pouvoir les retrouver facilement. Les messages peuvent être triés par objet. Appuyez sur les flèches haut-bas à droite de SUJET pour trier la liste située en dessous.

N'oubliez pas que vous recevrez toujours une notification par courrier électronique lorsque votre comptable vous envoie un nouveau message ou vous demande des informations supplémentaires. Cliquez sur le lien figurant dans le message pour l'afficher et y répondre. Lisez le message, tapez une réponse dans le champ de message, puis cliquez sur l'icône d'envoi lorsque vous avez terminé.

Gérer vos tâches

Votre comptable peut vous assigner des tâches dans un fil de messages. Elles ressembleront à une liste de contrôle des tâches à accomplir. Votre comptable peut ajouter des tâches à un fil de discussion à tout moment. Lorsqu'une tâche est terminée, vous ou votre comptable la cochez.

Consultez vos tâches dans vos notifications sur votre tableau de bord.

Vous pouvez également suivre vos tâches à partir de tous vos fils de messages sur une seule page. Les tâches qui se rapportent à un fil de messages apparaissent toujours regroupées. Dans le sous-onglet Tâches du client de l'onglet Messages & Tâches , vous verrez :

• TASKS: le nom de la tâche
• SUJET: le nom du message. Touchez-le pour passer au fil de discussion.
• PROGRESS: Le premier chiffre est le nombre de tâches achevées ; le second, le nombre total de tâches dans un fil de messages.
• DATE CREATED: date à laquelle le message a été ajouté
• CREATEUR: qui a écrit le message
• DERNIÈRE RÉPONSE: quand la dernière réponse a été écrite et qui l'a écrite.

Utilisez le bouton Filtre pour sélectionner ce que vous voulez voir :

• Tous : les messages contenant les tâches terminées et incomplètes sont affichés.
• Incomplet : Les messages avec des tâches incomplètes sont affichés.
• Terminé : Les messages avec des tâches terminées sont affichés.

Pour rechercher une tâche spécifique, tapez un mot clé dans le champ de recherche, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. La liste des tâches est réduite en conséquence. Filtrez la liste pour afficher uniquement les messages contenant des tâches terminées ou incomplètes ou les messages créés par un utilisateur spécifique :

1. Appuyez sur le bouton Filtre .

2. Sélectionnez un ou deux filtres, puis appuyez sur Appliquer.

La liste est réduite en fonction des filtres appliqués.

Gestion des fichiers dans les messages

Téléchargement de documents

Dans un fil de messages, votre préparateur peut vous demander de télécharger des documents nécessaires à la préparation de votre déclaration de revenus (par exemple, le formulaire W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA, etc.) La taille maximale autorisée pour les fichiers téléchargés est de 200 Mo.

Téléchargez des fichiers depuis votre appareil ou déjà sur TaxDome- ou numérisez des documents en utilisant votre appareil photo. 

Pour ajouter des fichiers depuis TaxDome, accédez à l'onglet Documents dans un fil de discussion, appuyez sur + Ajouter un document, puis sur De TaxDome. Sélectionnez le dossier et appuyez sur le nom du fichier. Tous les fichiers de la section Vos documents sont disponibles ici.

Pour télécharger des fichiers à partir de votre appareil :

1. Allez dans l'onglet Documents , appuyez sur + Ajouter un document, puis sur Depuis mon appareil.

2. Localisez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre appareil. 

3. Tapez sur Sauvegarder pour ajouter le document au message.