Mobile : Messages sécurisés

Couvert ici :

Que sont les messages

Les messages sont un outil de communication sécurisé intégré à l'application qui ressemble aux fils de discussion. Voici ce qu'il faut savoir :

  • Vous et votre comptable pouvez créer des messages pour vous poser des questions, obtenir des informations ou télécharger des formulaires. 
  • Votre préparateur reçoit une notification qu'une question est en suspens et y répond.
  • Tous les messages et les fichiers joints sont stockés au même endroit et peuvent être consultés à tout moment. 
  • Vous et votre comptable pouvez joindre des fichiers aux messages.
  • Votre comptable peut ajouter des tâches pour vous dans des messages. Une fois que vous avez terminé une tâche, vous ou votre comptable pouvez la cocher comme étant terminée. Et vous avez la possibilité de voir toutes vos tâches sur une page séparée.
  • Une fois que tout ce qui se trouve dans un fil de message a été pris en charge, votre comptable l'archive.

Créer des messages

Si vous avez une question à poser à votre comptable, envoyez un message :

1. Appuyez sur l'icône burger en haut à gauche, sélectionnez Messages & Tâches, puis appuyez sur NOUVEAU MESSAGE.

2. Ecrivez ce sur quoi vous voulez vous renseigner. Appliquez la mise en forme et ajoutez des puces ou des listes numérotées. Donnez un titre au message (facultatif) - vous pouvez le faire plus tard ou le modifier à tout moment.

3. Appuyez sur le bouton bleu d'envoi. Votre préparateur recevra un courriel l'informant qu'il a un message en attente de votre part.

Consulter les messages

Dès que vous avez un nouveau message, vous verrez une notification dans le menu principal. Tous les messages en attente, ainsi que les tâches qui y sont ajoutées, sont affichés sur votre tableau de bord. Cliquez sur la notification pour la consulter et y répondre.

Vous recevrez toujours une notification "push" lorsque votre comptable vous enverra un message ou vous demandera des informations complémentaires. Touchez la notification pour consulter votre message immédiatement. 

Pour voir tous vos fils de messages, appuyez sur la section Messages & Tâches .

Tous les messages se trouvent sous l'onglet Actif ou Archivé . Les messages sous l'onglet Actif nécessitent des informations supplémentaires de votre part. Une fois que vous y avez répondu, votre comptable les archive. 

Vous pouvez voir le nom du message dans la section Messages & Tâches . Pour savoir quand le message a été créé et qui l'a écrit, appuyez sur l'icône des trois points à côté du nom du message, puis sélectionnez Plus d'infos

Parfois, il est utile de trier vos messages afin de pouvoir trouver facilement quelque chose. Vous pouvez les trier par titre. Touchez les flèches haut-bas à droite de TITRE pour trier la liste ci-dessous.

Gérer vos tâches

Dans un fil de discussion, votre comptable peut vous assigner des tâches qui ressemblent à des éléments d'une liste de contrôle. Votre comptable peut ajouter des tâches à un fil de discussion à tout moment. Lorsqu'une tâche est terminée, vous ou votre comptable pouvez la cocher.  

Vous pouvez voir vos tâches dans vos notifications sur votre tableau de bord.

Vous pouvez également suivre vos tâches à partir de tous vos fils de messages sur une seule page. Les tâches qui font référence à un fil de messages apparaissent toujours regroupées. Vous trouverez les éléments suivants dans le sous-onglet Tâches du client de l'onglet Messages & Tâches (balayez vers la gauche pour le consulter) :

  • TACHES: le nom de la tâche.
  • TITRE: le nom du message. Tapez dessus pour passer au fil de discussion.
  • PROGRÈS: Le premier chiffre indique le nombre de tâches terminées ; le second, le nombre total de tâches dans un fil de message.
  • DATE : date à laquelle le message a été ajouté.
  • CREATED BY : qui a créé le message.
  • DERNIÈRE RÉPONSE: Quand la dernière réponse a-t-elle eu lieu et qui l'a rédigée ?

Pour rechercher une tâche spécifique, tapez un mot-clé dans le champ de recherche, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. La liste des tâches sera réduite à vos spécifications.

Vous pouvez également filtrer la liste pour ne voir que les messages contenant des tâches terminées/non terminées ou les messages créés par une personne spécifique :

1. Appuyez sur le bouton FILTRE .

2. Sélectionnez un ou deux filtres, puis appuyez sur APPLIQUER.

Une liste réduite apparaît alors.

Téléchargement des fichiers demandés

Dans un fil de message, votre préparateur peut vous demander de télécharger les documents nécessaires à la préparation de l'impôt (par exemple, le formulaire W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA, etc.). La taille maximale des fichiers à télécharger est de 200 Mo.

Vous pouvez télécharger des fichiers à partir de votre appareil ou de ceux qui se trouvent déjà sur TaxDome. 

Pour ajouter des fichiers à partir de TaxDome, accédez à l'onglet Documents dans un fil de message, appuyez sur + ATTACHER LES DOCUMENTS, puis sur De TaxDome, puis sélectionnez le dossier et appuyez sur le nom du fichier. Tous les fichiers de la section Vos documents sont disponibles ici. 

Pour télécharger des fichiers à partir de votre appareil :

1. Naviguez jusqu'à l'onglet Documents , tapez sur + ATTACHER DES DOCUMENTS, puis Depuis mon appareil, tapez ensuite sur le bouton + AJOUTER DES DOCUMENTS et localisez les fichiers que vous souhaitez télécharger depuis votre appareil. Vous pouvez également appuyer sur le bouton SCAN DOCUMENT pour prendre une photo de votre document à la place.

2. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez télécharger le document. 

3. Ajouter une description textuelle facultative (jusqu'à 150 caractères).

4. Appuyez sur TÉLÉCHARGER pour ajouter le document au message.

Téléchargement de documents à partir de messages

Vous pouvez télécharger tous les fichiers qui ont été téléchargés dans Messages & Tâches par vous ou votre comptable.

Pour télécharger un fichier sur votre ordinateur ou votre appareil :

1. Naviguez jusqu'à l'onglet Documents , appuyez sur Documents téléchargés par le cabinet ou sur Documents téléchargés par le client pour développer la liste des fichiers, puis appuyez sur l'icône de téléchargement. 

2. Appuyez sur ALLOW pour que TaxDome ait accès aux photos, aux médias et aux fichiers de votre appareil (cela ne doit être fait qu'une seule fois).

3. Sélectionnez l'emplacement où les fichiers seront enregistrés.