Mobile : Gestion des documents

Couvert ici :

Documents

Tous les fichiers téléchargés sont stockés dans le répertoire Documents à l'intérieur d'un dossier avec Le client peut voir et modifier accès. Pour s'y rendre depuis Accueilappuyez sur l'icône représentant un hamburger en haut à gauche, puis appuyez sur Documents.

Tous les documents téléchargés par votre comptable ou votre préparateur de déclarations fiscales sont stockés dans la base de données de l'UE. Documents à l'intérieur d'un dossier avec Le client peut voir accès. Une fois que vous avez un nouveau document préparé par le cabinet :

  • Une notification apparaît dans la section Documents .
  • Vous recevez une notification push.
  • Le nombre de documents non lus apparaît sur votre tableau de bord.

Pour voir les documents stockés dans un dossier, appuyez sur le nom du dossier.

Vous y trouverez les informations suivantes sur chaque document :

  • NOM : Une icône indiquant le type de fichier, puis le nom du document lui-même. Si vous ne l'avez pas encore consulté, il est marqué NEW.
  • DATE UPLOADED : Le jour et l'heure où il a été téléchargé.
  • UPLOADED BY : S'il est dans un dossier avec Le client peut voir accès, vous verrez le nom de la personne qui l'a téléchargé.
  • DESCRIPTION : Les descriptions sont facultatives, vous n'en verrez une que si le téléchargeur en a ajouté une.
  • STATUT :
    • EN ATTENTE DE PAIEMENT : Cela signifie qu'il est verrouillé sur une facture en attente de votre paiement. Le document sera déverrouillé pour que vous puissiez le consulter dès que vous aurez effectué le paiement. 
    • EN ATTENTE D'APPROBATION: Vous devez l'approuver.
    • APPROUVÉ: Vous l'avez approuvé.
    • DISAPPROUVÉ: Vous l'avez rejeté.
    • EN ATTENTE DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE : Vous devez le signer électroniquement.
    • SIGNÉ: Tous les signataires l'ont signé électroniquement.
    • SIGNATURE DÉCLINÉE: Tous les signataires ont refusé de la signer.
    • SCELLÉ : Votre comptable l'a scellé. Lorsqu'un document est scellé, vous ne pouvez pas le supprimer, le modifier ou le déplacer.

Pour voir la date de téléchargement et la description, appuyez sur les trois points à droite du nom du document, puis sélectionnezPlus d'infos.

Pour accéder à un autre dossier, appuyez surDocuments, puis sélectionnez le dossier.

Prévisualisation des documents

Prévisualisez les documents en utilisant la visionneuse de documents intégrée de TaxDome: Touchez le nom du document pour le visualiser, puis touchez Back pour revenir à la liste des documents.

Lorsque vous consultez un document, vous pouvez le télécharger, consulter sa piste d'audit, le déplacer dans un autre dossier et le modifier ou le supprimer (certaines options ne sont disponibles que pour les documents se trouvant dans des dossiers dotés d'une icône Client peuvent visualiser et modifier accès). Appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour choisir parmi les options.

If there are two or more documents in the current folder, move between them by using the < and > arrows on the top right.

Remarque : L'aperçu ne prend pas en charge tous les types de fichiers. Si un aperçu n'est pas disponible, téléchargez le document et visualisez-le dans une application externe.

Piste d'audit : Visualisation de l'historique d'un document

Pour savoir quels événements ont eu lieu avec un document téléchargé par votre entreprise, consultez sa piste d'audit. Le journal d'audit permet de savoir facilement si le document a été téléchargé, visualisé, téléchargé, signé électroniquement, renommé, approuvé ou rejeté.

Pour accéder à l'historique d'un document, appuyez sur les trois points, puis sur Audit Trail.

Vous pouvez également accéder à la piste d' audit à partir de la visionneuse de documents.

Vous verrez ici ce qui suit :

  • UTILISATEUR : Il s'agit du nom et de l'adresse électronique de la personne qui a accédé au document.
  • EVENEMENT : C'est l'action qui a eu lieu avec le document.

Pour voir plus d'informations sur l'historique d'un document, comme le moment où un événement s'est produit, l'heure à laquelle il s'est produit, l'adresse IP et le navigateur de l'utilisateur, utilisez plutôt l'application WebTaxDome .

Téléchargement de documents

Pour télécharger les documents :

1. Appuyez sur le nom du document dans la liste.

2. Appuyez sur les trois points en haut à droite, puis sélectionnezTélécharger.

3. Appuyez surAutoriser pour permettre à TaxDome d'accéder aux photos, aux médias et aux fichiers de votre appareil (cette opération ne doit être effectuée qu'une seule fois).

4. Sélectionnez l'emplacement où les documents seront enregistrés.

Suppression de documents

Lorsque vous supprimez un document, il est placé dans la corbeille et peut être restauré pendant 120 jours. Après 120 jours, le document est définitivement supprimé. 

Pour supprimer un document :

1. Appuyez sur les trois points à droite du nom du document, puis appuyez sur Supprimer.

2. Appuyez sur SUPPRIMER dans la fenêtre contextuelle de confirmation de la suppression.

Note : Vous ne pouvez pas supprimer les documents téléchargés par votre comptable.

Pour accéder aux documents qui ont été supprimés au cours des 30 derniers jours, allez à la section Trash dans Documents (balayez vers la gauche).

Note :

  • Les documents retirés de différents dossiers sont affichés dans une seule liste.
  • Lorsque vous supprimez un dossier, tous les documents qu'il contient sont placés dans la section Corbeille . Les dossiers vides sont immédiatement supprimés.

Pour restaurer un document, ouvrez-le, appuyez sur les trois points à l'extrême droite du nom du document, puis sélectionnez Restaurer dans le menu déroulant.

  • Si un emplacement n'a pas été sélectionné pour le document restauré, un emplacement est créé.
  • La piste d'audit du document est restaurée.

Édition de documents

Pour modifier un document, appuyez sur les trois points à droite de son nom, puis sélectionnez Modifier. Vous pouvez également modifier le nom et la description. Appuyez sur SAUVEGARDER pour conserver vos modifications.

Note : Vous ne pouvez pas modifier les documents téléchargés par votre comptable.

Recherche de documents

Pour rechercher un document, tapez un mot clé dans le champ de recherche, puis appuyez sur Entrée. Une liste de dossiers contenant des documents avec le mot-clé s'affiche. Appuyez sur le x dans le champ de recherche pour effacer la recherche.

Filtrage des documents

Les filtres sont utiles lorsque vous recherchez des types de documents spécifiques ; par exemple, tous les fichiers Microsoft Excel téléchargés en 2017.

Pour filtrer la liste des documents :

1. Appuyez sur le boutonFILTRE , puis filtrez par Type de fichier.

3. Appuyez sur Appliquer le filtre.

La liste est réduite en conséquence.

Pour effacer les filtres appliqués, appuyez surFILTRE, puis sélectionnez Réinitialiser.

Tri de la liste des documents

Il se peut que vous souhaitiez trier une liste plutôt que de la filtrer. L'option de tri peut également être utilisée avec les fonctions de recherche et de filtrage.

Sur votre appareil mobile, vous pouvez trier par nom de document. Appuyez sur la flèche à droite de l'en-tête NOM pour trier la liste située en dessous.

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