Mobile : Gestion des documents

Couvert ici :

Documents, expliqués

Tous les fichiers que vous avez téléchargés sont stockés dans la section Documents à l'intérieur du dossier Documents téléchargés par le client. Pour y accéder à partir de votre écran d'accueil , appuyez sur l'icône représentant un hamburger en haut à gauche, puis sur Documents.

Tous les fichiers téléchargés par votre comptable ou votre préparateur fiscal sont stockés dans la section Documents du dossier Documents du cabinet partagés avec le client. Une fois que vous avez un nouveau document préparé par le cabinet :

  • Vous verrez une notification dans le menu à droite de la section Documents
  • Vous recevrez une notification "push" sur votre appareil.
  • Vous verrez le nombre de documents non lus sur votre tableau de bord.

Pour voir les documents stockés dans un dossier, appuyez sur le nom du dossier.

Les informations suivantes sont disponibles ici :

  • NOM : le nom du document avec une icône de type fichier à côté. Les documents qui n'ont pas été consultés par vous sont marqués NOUVEAU.
  • DATE DE TÉLÉCHARGEMENT : date à laquelle le document a été téléchargé. 
  • TÉLÉCHARGÉ PAR : Pour les documents préparés par le cabinet, vous verrez le nom du membre du cabinet qui les a téléchargés. 
  • DESCRIPTION : Les descriptions sont facultatives, vous n'en verrez donc une que si la personne qui a téléchargé le fichier en a fourni une. 
  • STATUT :
    • EN ATTENTE DE PAIEMENT : Le document est verrouillé et attend que vous payiez la facture liée.
    • EN ATTENTE D'APPROBATION: Documents qui sont en attente de votre approbation
    • APPROUVÉ: Documents qui ont votre approbation
    • DISAPPROVED : Documents que vous avez rejetés
    • EN ATTENTE DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE. Documents en attente de votre signature électronique
    • SIGNÉ: Tous les utilisateurs ont signé le document
    • SIGNATURE REFUSÉE: Tous les utilisateurs ont refusé de signer le document.
    • SCELLÉ. Votre comptable a la possibilité de sceller des documents. Une fois qu'un document est scellé, vous ne pouvez pas le supprimer, modifier les informations du fichier ou le déplacer dans un autre dossier.

Pour voir la date de téléchargement et la description, touchez l'icône à trois points à côté du nom du fichier, puis sélectionnez Plus d'infos.

Pour naviguer vers un autre dossier, appuyez sur Documents, puis sélectionnez le dossier.

Prévisualisation des documents

Vous pouvez prévisualiser les fichiers en utilisant la visionneuse de documents intégrée de TaxDome : Appuyez sur le nom du document pour le voir, puis appuyez sur FERMER pour revenir à votre liste de documents.

Lorsque vous consultez un document, vous pouvez également choisir de le partager, de le télécharger, d'afficher sa piste d'audit, de le déplacer vers un autre dossier, de le modifier ou de le supprimer (certaines options ne sont disponibles que pour les documents téléchargés par le client). Appuyez sur l'icône à trois points dans le coin supérieur droit pour choisir parmi ces options. 

S'il y a deux ou plusieurs fichiers dans le dossier en cours, déplacez-vous entre eux en utilisant les flèches Précédent et Suivant en haut à droite.

Remarque : l'aperçu n'est pas pris en charge pour certains types de fichiers (par exemple, les PDF). Si un aperçu n'est pas disponible, vous aurez le choix de télécharger le fichier et pourrez le visualiser dans une application externe. 

Visualisation de l'historique d'un document (piste d'audit du fichier)

Vous pouvez toujours voir les événements qui se sont produits avec les fichiers téléchargés par votre entreprise. Le journal d'audit permet de savoir facilement si le document a été téléchargé, consulté, téléchargé, signé, renommé, approuvé ou rejeté.

Pour accéder à l'historique d'un document, touchez l'icône à trois points, puis touchez Audit Trail.

Vous pouvez également accéder au lien de la piste d'audit à partir de la visionneuse de documents.

Les informations suivantes sont disponibles ici :

  • UTILISATEUR :le nom et le prénom ainsi que l'adresse électronique de l'utilisateur qui a accédé au fichier.
  • ÉVÉNEMENT: l'événement qui a eu lieu avec le dossier. 

Pour accéder à l'historique des documents supplémentaires (date et heure de l'événement, adresse IP de l'utilisateur qui a accédé au fichier et navigateur utilisé), utilisez l'application TaxDome Web.

Téléchargement de documents

Vous pouvez également télécharger des fichiers.

1. Appuyez sur le nom du fichier dans la liste des documents.

2. Touchez l'icône à trois points en haut à droite, puis sélectionnez Télécharger.

3. Appuyez sur Autoriser pour que TaxDome puisse accéder aux photos, aux médias et aux fichiers de votre appareil (cela ne doit être fait qu'une seule fois).

4. Sélectionnez l'endroit où les fichiers seront enregistrés. 

Suppression et restauration de documents

Lorsque vous supprimez un document du TaxDome, vous le placez dans la section Corbeille . Le fichier y reste pendant 30 jours, puis il est définitivement supprimé. Les fichiers qui ont été supprimés du dossier Documents téléchargés par le client par votre comptable sont également disponibles dans la section Corbeille pendant 30 jours. 

Pour retirer un document de TaxDome :

1. Cochez la case située à côté du ou des documents que vous souhaitez supprimer, appuyez sur l'icône à trois points en haut à droite, puis sur Supprimer la sélection. 

2. Appuyez sur le bouton SUPPRIMER dans la fenêtre contextuelle de confirmation de suppression de document

 Note : Vous ne pouvez pas supprimer les fichiers téléchargés par votre comptable.

Vous pouvez accéder à tous les fichiers qui ont été supprimés au cours des 30 derniers jours en accédant à la sous-section Corbeille de la section Documents (balayez vers la gauche).

Note :

  • Les fichiers retirés de différents dossiers sont affichés dans une seule liste. 
  • Lorsque vous supprimez un dossier, tous les fichiers de ce dossier sont placés dans la corbeille . Les dossiers vides sont immédiatement supprimés.

Pour restaurer un document, touchez l'icône à trois points à l'extrême droite du nom du document, puis touchez Restaurer.

  • Si le fichier restauré n'existe pas, un emplacement est automatiquement créé.
  • La piste d'audit d'un document est restaurée en même temps que le fichier.

Édition de documents

Pour modifier les informations d'un fichier, touchez l'icône à trois points située à côté du nom du fichier, puis sélectionnez Modifier. Vous pouvez modifier le nom et la description du fichier. Appuyez sur SAUVEGARDER pour enregistrer vos modifications.

 Note : Vous ne pouvez pas modifier les fichiers téléchargés par votre comptable.

Recherche de documents

Pour rechercher certains documents, tapez un mot clé ou une partie de celui-ci dans le champ de recherche , puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. La liste des documents sera réduite en fonction de vos spécifications. Appuyez sur l'icône de croix dans le champ de recherche pour effacer la recherche.

Filtrage des documents

Les filtres sont utiles lorsque vous recherchez un type de document spécifique. Par exemple, vous pouvez trouver rapidement tous les fichiers Microsoft Excel qui ont été téléchargés en 2017.

Pour filtrer votre liste de documents :

1. Appuyez sur le bouton FILTRE , puis filtrez par type de fichier

3. Appuyez sur APPLIQUER LE FILTRE.

La liste sera réduite à vos spécifications.

Pour effacer les filtres appliqués, appuyez sur le bouton FILTRE , puis sélectionnez le lien Réinitialiser tout .

Tri de la liste des documents

Parfois, il est préférable de trier une liste plutôt que de la filtrer. L'option de tri peut également être utilisée en même temps que les fonctions de recherche et de filtrage pour réduire encore plus la liste.

Sur votre appareil mobile, vous pouvez trier par nom de document. Touchez la flèche à droite de l'en-tête NOM pour trier la liste en dessous.