Application mobile : gestion des documents

Gérez efficacement vos documents avec l'application mobile en tirant parti des fonctions clés telles que la prévisualisation, l'accès aux pistes d'audit, le téléchargement, la suppression, l'édition, la recherche et le marquage des documents comme lus. Tirez le meilleur parti de votre expérience en matière de gestion de documents grâce à ces compétences essentielles.

Couvert ici :

Prévisualisation des documents

Prévisualisez les documents à l'aide de la visionneuse de documents intégrée à TaxDome: touchez le nom du document pour le voir, puis touchez l'icône de la flèche de retour pour revenir à votre liste de documents.

Lorsque vous consultez un document, vous pouvez le télécharger, afficher la piste d'audit, le déplacer dans un autre dossier, le modifier ou le supprimer (certaines options ne sont disponibles que pour les documents se trouvant dans des dossiers sans l'icône de l'œil). Touchez longuement un fichier ou un dossier, ou touchez les trois points dans le coin supérieur droit pour choisir parmi les options disponibles.

Remarque : l'aperçu ne prend pas en charge tous les types de fichiers. Si l'aperçu n'est pas disponible, téléchargez le document et visualisez-le dans une application externe.

Piste d'audit : visualisation de l'historique d'un document

Pour savoir quels événements ont eu lieu concernant un document téléchargé par votre entreprise, consultez le journal d'audit. Le journal d'audit permet de consulter facilement l'historique du document, notamment quand et par qui le document a été téléchargé, consulté, téléchargé, signé électroniquement ou renommé, et s'il a été approuvé ou rejeté.

Pour accéder à l'historique d'un document, appuyez longuement sur le document, puis sur Piste d'audit.

Vous pouvez également accéder à la piste d' audit à partir de la visionneuse de documents en appuyant sur les trois points dans le coin supérieur droit.

Les informations suivantes sont disponibles ici :

  • Utilisateur: le prénom, le nom et l'adresse électronique de l'utilisateur qui a accédé au fichier.
  • Événement: ce qui s'est passé avec le dossier
  • Heure du serveur: heure à laquelle l'événement a eu lieu
  • Heure du client: heure à laquelle l'événement a eu lieu pour le client
  • Adresse IP: l'adresse IP de l'utilisateur qui a accédé au fichier
  • Navigateur: le navigateur utilisé lors de l'événement

Téléchargement de documents

Pour télécharger les documents :

1. Appuyez longuement sur le nom du document dans la liste.

2. SélectionnezTélécharger. 

Vous pouvez également accéder au téléchargement à partir du visualisateur de documents.

3. Sélectionnez l'emplacement où les documents seront enregistrés.

Suppression de documents

Lorsque vous supprimez un document, il est déplacé dans la corbeille. Les documents peuvent être restaurés pendant 120 jours ; après 120 jours, le document est définitivement supprimé. 

Pour supprimer un document :

1. Appuyez longuement sur le nom du document, puis appuyez sur Supprimer.

2. Touchez Oui, supprimer dans la fenêtre contextuelle Êtes-vous sûr ?

Note : Vous ne pouvez pas supprimer les documents téléchargés par votre comptable.


Pour accéder aux documents qui ont été supprimés au cours des 120 derniers jours, allez dans le sous-onglet Corbeille de votre section Documents .

Note :

  • Les documents retirés de différents dossiers sont affichés dans une seule liste.
  • Lorsque vous supprimez un dossier, tous les documents qu'il contient sont déplacés vers la Corbeille. Les dossiers vides sont immédiatement supprimés.

Pour restaurer un document, appuyez longuement dessus et sélectionnez Restaurer. 

Vous pouvez également le faire à partir de l'aperçu. Ouvrez le document, appuyez sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du document, puis sélectionnez Restaurer.

  • Si aucun emplacement n'a été sélectionné pour le document restauré, un emplacement est créé.
  • La piste d'audit du document est restaurée.

Édition de documents

Pour modifier un document, appuyez longuement sur le document, puis sélectionnez Modifier. Vous pouvez modifier le nom et la description. Appuyez sur Sauvegarder pour conserver vos modifications.

Note : Vous ne pouvez pas modifier les documents téléchargés par votre comptable.

Vous pouvez également le faire à partir de l'aperçu. Appuyez sur le document, puis sur les trois points situés à l'extrême droite du nom du document et sélectionnez Modifier.

Recherche de documents

Pour rechercher un document, appuyez sur l'icône de la loupe dans la section Documents , tapez un mot-clé dans le champ de recherche, puis appuyez sur Terminé. Une liste de dossiers et de fichiers contenant le mot-clé s'affiche. Pour effacer la recherche, appuyez simplement sur le x à droite du champ de recherche.

Marquer les documents comme lus

Lorsque vous repérez un dossier dont l'icône comporte un point rouge, cela signifie que votre comptable a ajouté un nouveau document que vous n'avez pas encore vu. Pour supprimer le point rouge, il vous suffit d'appuyer longuement sur le dossier et de choisir l'option Marquer comme lu après avoir consulté le nouveau document. Vous pouvez également accéder à cette option en appuyant sur les trois points situés en haut à droite de l'écran lorsque vous êtes dans le dossier.

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